CONSTRUIRE UN ARGUMENTAIRE ÉLÉGANT
Les managers sont souvent confrontés à des défis comme la prise de parole devant un large public et ne savent pas comment concevoir une présentation de qualité et suscitent parfois la confusion au sein de leur auditoire.
Si nous vous avons déjà donné certaines clés quant à la réussite d’une présentation orale, aujourd’hui nous allons vous aider à avoir un argumentaire élégant pour convaincre votre audience.
1) Une planification logique
Quand vous préparez une présentation, l’erreur la plus courante est de se focaliser sur la collecte de données, l’analyse des faits et la création de diapositives au lieu de mettre l’accent sur la communication ou, en d’autres termes, la présentation elle-même.
Vous pouvez tout obtenir de votre auditoire si vous repoussez les limites traditionnelles de la création d’une présentation. Le message que vous souhaitez transmettre est le plus important : comment souhaitez-vous présenter les informations le plus efficacement possible ?
Ensuite, déterminez les priorités des membres de votre auditoire. Recherchez le soutien des décideurs individuellement avant de défendre votre idée devant un conseil ou un comité. Cela vous permettra entre autres d’être prêt à répondre en cas de questions.
2) Utilisation du processus de réflexion structurée
Ce processus implique de vous concentrer sur les objectifs de votre auditoire et les résultats que vous souhaitez obtenir. Avant d’effectuer votre analyse, réfléchissez à la manière dont vous structurez et développez votre argumentation. Oubliez votre ordre du jour et concentrez-vous sur les besoins de vos interlocuteurs.
Le processus de réflexion structurée est orienté hypothèse. Il implique de définir des ‘recommandations factuelles orientées données’, de les communiquer rapidement et d’obtenir l’approbation (du premier coup, idéalement) des décideurs concernés.
Ce processus présente de nombreux avantages :
· Des recommandations plus claires et convaincantes.
· Des communications plus concises et efficaces.
· Une efficacité analytique améliorée.
· Des réunions plus rares et plus courtes.
· Des processus décisionnels plus efficaces
· Une plus grande probabilité que votre discours soit approuvé
3) Le processus en 9 étapes
1. Définir la question et créer des hypothèses
Vous ne pouvez pas répondre à un problème que vous ne comprenez pas. Il faut identifier la question posée par votre auditoire. Rédigez une question initiale faisant office de ligne directrice. N’hésitez pas à la modifier au fur et à mesure qu’évoluent vos recherches et votre planification.
2. Formuler une idée maîtresse
Elle constitue votre recommandation. Présentez en deux sections distinctes ce qui doit être fait et pourquoi. Cette idée peut évoluer, de même que la question que vous avez définie. Une fois votre idée maîtresse expliquée, opposez des arguments aux inquiétudes des diverses parties prenantes.
3. Construire une architecture
L’architecture de votre présentation est la manière dont vous combinez ou groupez les chiffres et les analyses. Il existe deux types d’architecture. La première est une ‘approche à plusieurs niveaux’. Commencez par présenter le contexte.
La seconde architecture possible est une ‘approche en colonnes’. Notez votre idée maîtresse en haut d’une page.
4. Créer une histoire
Construisez votre histoire selon l’approche à plusieurs niveaux. Prenez modèle sur celles que vous avez entendues étant enfant. Plantez le décor de votre présentation selon la formule ‘Il était une fois…’
Concluez sur la manière dont les différents protagonistes ont pu résoudre le problème rencontré.
5. Adapter votre histoire
Réunissez-vous avec des collègues informés et d’autres personnes, y compris certaines parties prenantes, afin d’obtenir leur point de vue avant de finaliser votre histoire et votre proposition.
6. Sélectionner des faits et analyses essentiels
Sollicitez la contribution de parties prenantes et d’autres sources informées. Obtenez d’avance le soutien d’autant de personnes que possible quant à votre recommandation. Toute contribution supplémentaire est susceptible de modifier votre histoire, ce qui est plutôt positif.
7. Confirmer ou infirmer une hypothèse
Faites vos calculs et effectuez votre analyse formelle. Si vous parvenez à confirmer votre hypothèse, félicitations : votre idée maîtresse et votre recommandation sont sur la bonne voie. Apportez les dernières finitions à votre proposition et préparez votre présentation. Si vous réfutez votre hypothèse, abandonnez-la et formulez-en une autre.
8. Finaliser votre communication
Vous avez presque terminé de rédiger votre présentation. À présent, rassemblez les données et faits pertinents et créez vos diapositives. Sélectionnez le format le plus approprié : une présentation formelle, un e-mail, un mémo, un message vocal ou toute autre approche.
Choisissez le format auquel vos interlocuteurs seront les plus sensibles :
· Message vocal
· E-mail
· Mémo
· Présentation
9. Partagez votre idée de transmettre votre message
Envoyez votre présentation à toutes les parties prenantes avant de l’effectuer en direct. De cette façon, elles auront le temps d’étudier votre proposition et de décider de l’approuver.
N’inondez pas votre auditoire d’informations pour l’éblouir de votre science. Votre discours doit être précis et concis. Répondez directement aux besoins des parties prenantes, contrez leurs objections et obtenez facilement leur approbation.
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