Comment mieux communiquer au travail et ailleurs ?

Cet article vous apprend comment améliorer votre plume, devenir un orateur plus convaincant, organiser des réunions plus rigoureuses ou perfectionner la rédaction de vos e-mails. Il aborde les mécanismes qui permettent d’organiser votre contenu et de le mettre en forme de façon claire et correcte, mais il ne s’arrête pas là. Il explique aussi pourquoi une bonne communication implique de se concentrer sur son audience, pourquoi les mots et les phrases simples sont plus efficaces et pourquoi les grands communicateurs ont également un vrai talent d’écoute.

1. Concentrez-vous sur votre public

Les gens se concentrent généralement sur eux-mêmes, ce qui nuit à la manière dont ils communiquent avec les autres. Pour que votre public comprenne, apprécie et approuve vos idées, intéressez-vous à lui et concentrez-vous sur vos auditeurs et lecteurs, et non sur vous-même. C’est la règle n° 1 de toute communication, quel qu’en soit l’objectif, le format et le support. 

Votre contenu a moins d’importance que l’utilisation qu’en fera votre audience. Si vous centrez votre attention sur les autres, vous deviendrez un grand communicateur.

2. Maîtrisez votre public

Dans le monde des affaires, vous devez pouvoir adapter vos messages à la spécificité de votre public, qu’il s’agisse de votre supérieur, de vos employés, de vos actionnaires ou autres. Montrez-vous très clair quant aux principaux éléments que vous souhaitez faire passer – votre contenu essentiel. Partagez vos idées clés de façon claire et succincte. Ce conseil implique que vous compreniez précisément votre message, ce qui n’est pas le cas de nombreux orateurs. Réfléchissez bien aux idées que vous voulez transmettre. Faites en sorte que votre message soit court et clair. Évitez le jargon.

3. Communiquez avec vos employés

Quand vous déléguez une tâche : 

1) Donnez une vue d’ensemble

2) Expliquez ce qu’il faut faire et les résultats que vous attendez

3) Abordez les tâches connexes que vos collègues auront à gérer

4) Expliquez pourquoi vous avez choisi une personne en particulier pour effectuer cette tâche et les bénéfices que celle-ci pourra en tirer

5) Présentez les étapes suivantes 

6) Demandez à la personne à laquelle vous déléguez de vous expliquer la tâche à effectuer pour être certain que vous soyez sur la même longueur d’onde.

 

Afin d’offrir un feedback productif à un collaborateur, suivez ces quelques étapes : 

1) Abordez un problème spécifique, 

2) Définissez une durée précise pour traiter ce problème,

3) Mentionnez ‘la vue d’ensemble’

4) Passez en revue ce que l’employé a bien ou moins bien fait

5) Discutez de ce que celui-ci devrait entreprendre pour résoudre ce type de problème 

6) Clarifiez les mesures concrètes que l’employé s’engage à prendre dans le futur.

 

Pour organiser et superviser une séance de brainstorming efficace, expliquez la problématique que votre groupe doit aborder, et soyez ouvert à toutes les idées. Désignez quelqu’un pour prendre des notes. Encouragez les participants à garder l’esprit ouvert aux suggestions de chacun. Limitez la session à une heure maximum. À l’issue de la séance, identifiez les idées qui offrent des solutions potentielles valables au problème abordé.

4. Ayez des compétences en communication écrite

Écrire correctement ne se limite pas à maîtriser les règles fondamentales de la grammaire, mais implique surtout d’exprimer clairement son objectif. Pour être convaincant, demandez-vous « Pourquoi le lecteur lit-il ce document ? », « Que devra-t-il faire avec l’information qu’il y trouvera ? » et « Comment puis-je l’aider à comprendre le message principal ? » Pour rédiger de manière efficace, soyez bref et débarrassez-vous de tout élément superflu. 

Interrogez-vous sur l’utilité de chaque mot et éliminez tous les ‘mots zéros’, c’est-à-dire ceux qui n’apportent rien à votre texte. Évitez également les périphrases. Par exemple, plutôt que d’écrire ‘tous les hommes et femmes devraient…’, écrivez plutôt ‘tout le monde devrait…’

 

Adaptez la structure de votre texte à l’objectif. Voulez-vous convaincre ou simplement partager des informations ? 

Si votre but est de persuader, ne fondez pas votre texte sur l’action que vous attendez de votre ou vos destinataires, mais plutôt sur les raisons qui les pousseraient à agir comme vous le souhaitez. 

Pour créer un argumentaire convaincant :

1) Présentez votre sujet principal dans la première phrase

2) Expliquez votre objectif dans ‘la dernière phrase de votre premier paragraphe’

3) Fournissez les informations nécessaires

4) Expliquez l’origine du message’

5) Donnez des détails supplémentaires

6) Décrivez les avantages à retirer par le lecteur qui suivra vos conseils

7) Expliquez toutes les initiatives ultérieures et

8) Faites le lien entre ces initiatives et l’objectif de votre argumentaire.

 

Que votre objectif soit de convaincre ou de partager des informations, montrez-vous chaleureux et sociable. Prononcez le mot ‘vous’ deux fois plus souvent que le ‘je’. Pour conserver l’attention de vos lecteurs, variez la structure de vos phrases en alternant des phrases longues et courtes. Faites en sorte que vos paragraphes n’excèdent pas un quart de page et utilisez des sous-titres pour aider vos lecteurs à s’y retrouver facilement dans votre document. Comme toujours, conservez un message et une attitude enthousiastes. Faites appel à des mots et à des phrases simples et faciles à comprendre.

 

Vos e-mails devraient véhiculer ‘un message clair et un plan d’action concret’. La ligne ‘objet’ de vos messages doit être percutante. Personnalisez vos e-mails en y mentionnant le nom du destinataire. Si vous vous adressez à trois personnes ou moins, commencez par chacun de leurs noms. Si vous écrivez à plus de trois personnes, contentez-vous de ‘Bonjour à tous’. Ou adressez-vous au groupe formé par vos destinataires, comme par exemple ‘l’équipe marketing’.

5. Répondez aux questions du public

Quand vous répondez aux questions du public, il est possible que vous n’en connaissiez pas les réponses et que vous soyez surpris. Comprenez que personne ne s’attend à ce que vous puissiez répondre à chaque question qui vous est posée. Si vous avez une bonne connaissance de votre sujet, vous serez en mesure de répondre à toute question pertinente. 

Pour répondre aux questions du public: 

1) Ecoutez attentivement la question dans son ensemble, pour être capable d’y répondre de façon complète

2) Prenez un peu de temps pour réfléchir à chaque réponse avant de prendre la parole

3) Répondez, puis revenez à votre sujet principal 

4) Demandez au public s’il a d’autres questions.

 

Les grands communicateurs ont un vrai talent d’écoute. C’est ainsi qu’ils s’informent sur leur public. Et convaincre les autres, n’insistez pas sur ce que vous voulez qu’ils fassent, mais plutôt sur les avantages qu’ils tireront d’agir comme vous le leur conseillez.

N’hésitez pas à consulter sur notre article blog sur 7 conseils pour s’exprimer en toute confiance en public.

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